Święta Bożego Narodzenia to czas szczególny, również dla firm. Wiele przedsiębiorstw decyduje się na obdarowanie prezentami zarówno swoich pracowników, jak i kontrahentów. Takie gesty budują pozytywne relacje, motywują zespół i umacniają więzi biznesowe. Warto jednak pamiętać, że obdarowywanie wiąże się z określonymi obowiązkami, zwłaszcza w zakresie podatków.

W tym artykule wyjaśniamy, jak prawidłowo rozliczyć firmowe prezenty świąteczne, aby uniknąć problemów z urzędem skarbowym. Dowiesz się, jakie prezenty można wręczyć pracownikom i kontrahentom, kiedy przysługuje zwolnienie z podatku, a kiedy należy naliczyć VAT czy PIT. Omówimy również kwestie kosztów uzyskania przychodów i dokumentowania wydatków.

Wręczanie prezentów świątecznych pracownikom to miły gest, który może podnieść morale zespołu i wzmocnić więzi w firmie. Zanim jednak zdecydujesz się na zakup świątecznych upominków, warto zapoznać się z przepisami podatkowymi, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek.

Prezenty dla pracowników

Rodzaje prezentów

Pracownikom możesz wręczyć różnego rodzaju prezenty, np.:

• rzeczowe: kosze świąteczne, słodycze, książki, gadżety elektroniczne, vouchery na zakupy w konkretnym sklepie;
• bony podarunkowe: do wykorzystania w różnych punktach handlowych lub usługowych;
• karty przedpłacone: z określoną kwotą do wydania;
• dofinansowanie imprez świątecznych: wigilie firmowe, spotkania integracyjne.

Kwestie podatkowe

PIT:

• Zwolnienie z podatku: Prezenty o wartości nieprzekraczającej 200 zł są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych (art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PIT). Warunek: prezent musi być przekazany z okazji Świąt Bożego Narodzenia i nie może być przyznany w związku z wykonywaną pracą.
• Opodatkowanie: Jeśli wartość prezentu przekracza 200 zł, nadwyżka powyżej tej kwoty podlega opodatkowaniu.
• Świadczenia z ZFŚS: Prezenty finansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych są zwolnione z podatku dochodowego, niezależnie od ich wartości.

ZUS:

• Zasadniczo od prezentów nie nalicza się składek ZUS. Wyjątkiem są sytuacje, gdy prezent jest przyznany w związku z wykonywaną pracą (np. jako nagroda za osiągnięcia).

Koszty uzyskania przychodów

• Wydatki na prezenty dla pracowników można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jeśli są one związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i mają na celu np. motywowanie pracowników lub budowanie pozytywnych relacji w zespole.
• Wyjątkiem są prezenty finansowane ze środków ZFŚS – wydatki te są już uwzględnione w odpisie na ZFŚS, więc nie można ich ponownie zaliczać do kosztów.

Dokumentowanie prezentów

• Ważne jest prawidłowe udokumentowanie wydatków na prezenty. Należy zachować faktury lub rachunki za zakupione prezenty, a także ewidencję osób, które je otrzymały. W przypadku prezentów o wartości powyżej 200 zł należy sporządzić również imienną listę obdarowanych pracowników.

Prezenty dla kontrahentów

Prezenty świąteczne dla kontrahentów to ważny element budowania relacji biznesowych. Wysyłając upominki, wyrażasz wdzięczność za współpracę i składasz życzenia świąteczne. Podobnie jak w przypadku prezentów dla pracowników, również obdarowując kontrahentów, należy pamiętać o przepisach podatkowych.

Rodzaje prezentów

Dla kontrahentów najczęściej wybierane są prezenty takie jak:

• upominki reklamowe: długopisy, kalendarze, kubki z logo firmy;
• kosze świąteczne: z delikatesami, winem lub innymi produktami;
• zaproszenia na imprezy świąteczne: wigilie firmowe, spotkania integracyjne.

Kwestie podatkowe

VAT:

• Odliczenie VAT: Od prezentów o małej wartości, nieprzekraczającej 20 zł (netto), przysługuje prawo do odliczenia VAT (art. 86 ust. 1 pkt 7 ustawy o VAT). Warunek: prezent musi być związany z prowadzoną działalnością gospodarczą i oznaczony logo firmy.
• Brak odliczenia: Od prezentów o wartości powyżej 20 zł (netto) nie można odliczyć VAT. Wyjątkiem są sytuacje, gdy prezent jest przeznaczony na cele promocyjne lub reklamowe i spełnia określone warunki.

PIT i CIT:

• Koszty uzyskania przychodów: Wydatki na prezenty dla kontrahentów można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jeśli mają one charakter reklamowy lub promocyjny (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, art. 22 ust. 1 ustawy o PIT).
• Reprezentacja: Jeśli prezent ma charakter reprezentacyjny (np. luksusowy kosz świąteczny), nie można go zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki na reprezentację nie stanowią kosztów podatkowych.

Dokumentowanie prezentów

• Podobnie jak w przypadku prezentów dla pracowników, należy zachować faktury lub rachunki za zakupione prezenty dla kontrahentów. W przypadku prezentów o wartości powyżej 20 zł (netto) należy prowadzić ewidencję obdarowanych kontrahentów.

Oprócz kwestii podatkowych, przy wręczaniu prezentów świątecznych warto uwzględnić również inne aspekty, takie jak ograniczenia w przyjmowaniu prezentów czy zasady etykiety biznesowej.

Ograniczenia w przyjmowaniu prezentów

W niektórych branżach lub sektorach obowiązują ograniczenia w przyjmowaniu prezentów. Dotyczy to zwłaszcza sektora publicznego, gdzie przyjmowanie prezentów może być traktowane jako korupcja. Przed wręczeniem prezentu warto więc upewnić się, czy obdarowywana osoba może go przyjąć.

Przykład:

• Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne (Dz.U. ¹ z 2023 r. poz. 1541) zawiera ograniczenia dotyczące przyjmowania korzyści majątkowych przez osoby pełniące funkcje publiczne.  

Etykieta biznesowa

Wybierając prezenty dla kontrahentów lub pracowników, warto kierować się zasadami etykiety biznesowej. Prezent powinien być stosowny do okazji i pozycji osoby obdarowywanej. Unikaj prezentów zbyt osobistych lub drobnych upominków, które mogą być odebrane jako brak szacunku.

Przykład:

• Zamiast drobnego gadżetu, lepiej podarować kontrahentowi elegancki zestaw piśmienniczy lub książkę związanej z jego branżą.
• Wręczając prezent pracownikowi, warto dołączyć do niego kartkę z życzeniami świątecznymi i podziękowaniami za współpracę.

Podsumowanie – najważniejsze informacje o rozliczaniu prezentów świątecznych

Wręczanie prezentów świątecznych pracownikom i kontrahentom to miły gest, który może przynieść wiele korzyści, zarówno wizerunkowych, jak i biznesowych. Pamiętaj jednak, że obdarowywanie wiąże się z koniecznością przestrzegania przepisów podatkowych.

Najważniejsze zasady:

• Prezenty dla pracowników:
  • Prezenty o wartości do 200 zł są zwolnione z PIT.
  • Prezenty o wartości powyżej 200 zł podlegają opodatkowaniu.
  • Prezenty z ZFŚS są zwolnione z PIT, niezależnie od wartości.
  • Od prezentów zasadniczo nie nalicza się składek ZUS.
  • Wydatki na prezenty można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
• Prezenty dla kontrahentów:
  • Od prezentów o małej wartości (do 20 zł netto) można odliczyć VAT.
  • Wydatki na prezenty o charakterze reklamowym lub promocyjnym można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
  • Wydatki na prezenty o charakterze reprezentacyjnym nie stanowią kosztów podatkowych.
• Dokumentowanie:
  • Zachowuj faktury lub rachunki za zakupione prezenty.
  • Prowadź ewidencję obdarowanych osób.

W przypadku wątpliwości co do rozliczenia prezentów świątecznych, zachęcamy do kontaktu z naszą kancelarią. Nasi eksperci pomogą Ci w prawidłowym rozliczeniu podatków i uniknięciu potencjalnych problemów z urzędem skarbowym.

Przeczytaj również: